Cinco claves para trabajar en equipo con Gmail

El servicio de correo de Google ofrece potentes herramientas de productividad

por Juan Antonio Marín /


La vuelta a la rutina siempre es dura. A muchas personas les gustaría quedarse en la playa todo el año y no tener que trabajar… pero llega septiembre y, con él, un montón de correos electrónicos por mirar y una montaña de trabajo por delante. Eso sí, existen algunos trucos para que este proceso postvacacional sea menos duro y cada segundo de trabajo rinda más. Si habitualmente trabajas en equipo, tu cuenta de Gmail será tu mayor aliado para conseguir maximizar tu productividad. Aquí van cinco consejos que seguramente desconocías.

Trabajo en equipo

Así es como puedes trabajar en equipo con Gmail y Google (Unsplash).

Accede a todos los servicios de Google

No solo Gmail es gratuito, la mayoría de servicios de la compañía no tienen coste alguno para el usuario. Si ya estás registrado y tienes cuenta en Gmail, tienes acceso a todas las soluciones de Gsuite de manera gratuita.

Esto significa que tienes una completa suite de ofimática con editor de texto, diapositivas y hojas de cálculo al más puro estilo de Office.

Trabajo en equipo, de verdad

Al margen de ser gratuita, esta suite ofrece documentos colaborativos realmente online, es decir, pueden ser editados por varias personas a la vez y los cambios se muestran en tiempo real.

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Además, el guardado es automático y está disponible en cualquier dispositivo. Se acabó perder documentos o pen drives. Y es que los documentos se pueden descargar desde cualquier dispositivo y en formatos universales, como PDF, DOC, PPT o XLS.

Pero la funcionalidad más interesante es la de poder compartir de manera fácil y rápida los documentos y acceder a un historial de versiones, para ver quién realizó el último cambio en el documento. Muy útil para tareas que requieran de la supervisión de varias personas.

Acceso selectivo

Y aquí es donde entra en juego la siguiente funcionalidad: los permisos para ver cada documento. Así, el líder del proyecto puede pasar un documento informativo para que los demás solo puedan leerlo, pero no editarlo.

Si es una propuesta para enseñar fuera, se puede compartir de manera muy sencilla para que cualquiera pueda poner un comentario sobre el documento, pero no modificar nada de lo que hay escrito. Muy útil para repasar algunos proyectos en equipo.

Almacenamiento ilimitado

Aunque los planes de almacenamiento en la nube más potentes sí que tienen coste, Google ofrece de manera gratuita 25 GB de espacio en Drive. Una carpeta en la nube donde guardar y compartir todo tipo de archivos. 

¿Te falta espacio en el móvil? Tranquilo: Google Fotos te ofrece almacenamiento ilimitado para hacer una copia de seguridad de todas tus imágenes y así poder liberar espacio.

Google Calendar

Terminamos con otra de las herramientas más usadas: Google Calendar. Esta aplicación de calendario se sincroniza de manera automática con el teléfono móvil y permite tener actualizadas todo tipo de reuniones o citas. Además, permite enviar invitaciones para acudir a dichas reuniones de manera sencilla.